Registrar facturas de proveedor en Business Central con Invofox
Rosetta IA de Arjé Partners conecta Invofox con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Invofox extrae el contenido de la factura; Rosetta IA orquesta el circuito, traduce lo extraído a tus maestros (proveedor, cuenta contable, dimensiones y centros de coste) y crea la factura de compra con sus líneas. Tú decides si se registra directamente o pasa antes por revisión.
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Qué resuelve
La lectura del documento la resuelve Invofox. Queda el otro tramo: saber qué proveedor de tu ERP corresponde a ese NIF, qué cuenta y qué dimensiones lleva la factura, comprobar que no está ya registrada y crearla en Business Central con sus líneas.
Ese tramo es el de Rosetta IA. El reparto es claro: Invofox extrae, Rosetta IA orquesta y traduce, y Business Central recibe la factura de compra.
Cómo funciona
Llega la factura
El proveedor la envía por correo y el documento se guarda en la carpeta acordada.
Invofox extrae el contenido
El documento pasa de la carpeta a Invofox, que extrae facturas, albaranes, pagarés, tickets y facturas de suministro.
Rosetta IA recupera lo extraído
Por la API REST de Invofox, con clave de API. Primero pide el listado de documentos y después el detalle de cada uno, porque las líneas solo vienen en el detalle.
Se identifica al proveedor
Rosetta IA normaliza el NIF, quitando el prefijo de país, y busca al proveedor en Business Central por ese NIF. Si no existe, lo marca para alta o revisión.
Interviene una personaSe traduce a tus maestros
Proveedor, cuenta contable, dimensiones y centros de coste. Las facturas en divisa llegan al ERP en euros, con el tipo de cambio de su fecha.
Se comprueba que no está duplicada y que cuadra
Rosetta IA comprueba que la factura no exista ya antes de escribir nada. La factura que no suma su base se retiene.
Se crea la factura de compra
Cabecera y líneas, por la API v2.0 de Business Central. Según lo configures, se registra directamente o pasa antes por revisión.
Interviene una persona
- Registro directo o revisado
- Se configura por tipo de documento o por proveedor: directo donde hay confianza, revisado donde conviene mirarlo.
- Por qué el vencimiento sale del documento
- La factura es el hecho; las condiciones de pago del ERP son un supuesto.
- Otras entradas de Invofox
- Invofox admite también la entrada de documentos por API, correo o SFTP, y ofrece avisos (webhooks) de documento procesado.
Qué datos viajan
| Dato | Sentido | Medio |
|---|---|---|
| Documento del proveedorLa factura tal como llega | Correo → carpeta → Invofox | Correo y carpeta acordada |
| Listado de documentos | Invofox → Rosetta IA | API REST de Invofox, con clave de API |
| Detalle de cada documentoContenido extraído, con sus líneas | Invofox → Rosetta IA | API REST de Invofox, con clave de API |
| Proveedor y facturas existentesPara identificar al proveedor y descartar duplicados | Business Central → Rosetta IA | Lectura de Business Central |
| Factura de compraCabecera y líneas | Rosetta IA → Business Central | API v2.0 de Business Central |
Qué se valida y qué revisa una persona
Lo que valida Rosetta IA
- El NIF se normaliza y el proveedor se identifica en Business Central por ese NIF.
- Se comprueba que la factura no exista ya. La escritura ocurre después de esa comprobación, no antes.
- Las líneas llegan cuadradas con su importe.
- El vencimiento se toma del documento, no de las condiciones de pago del ERP.
Lo que revisa una persona
- El proveedor que no existe en Business Central: queda marcado para alta o revisión.
- Las facturas retenidas porque no suman su base.
- Los tipos de documento o proveedores que hayas configurado con revisión previa.
Qué no hace
- Rosetta IA no extrae el contenido de la factura. La extracción, que sí usa IA, es de Invofox.
- No resuelve por su cuenta un proveedor que no existe en Business Central, ni registra una factura que no suma su base.
- No aprueba ni paga la factura. La aprobación y el envío al banco se quedan en tu circuito.
- La IA no calcula importes ni decide divisas. Por diseño, la conversión y el cuadre de líneas son reglas deterministas.
- Esta página documenta el registro en Business Central. Otros ERP se abordan con el mismo método, tras un diagnóstico.
Preguntas frecuentes
¿Quién extrae los datos de la factura, Invofox o Rosetta IA?
Invofox. Rosetta IA orquesta el circuito, traduce lo extraído a tus maestros y crea la factura de compra en Business Central.
¿Las facturas se registran solas o las revisa alguien?
Lo decides tú. Se configura por tipo de documento o por proveedor: registro directo donde hay confianza y revisión previa donde conviene mirarlo.
¿Qué pasa si el proveedor no existe en Business Central?
Rosetta IA busca al proveedor por NIF, una vez quitado el prefijo de país. Si no lo encuentra, lo marca para alta o revisión.
¿Cómo se evitan las facturas duplicadas?
Rosetta IA comprueba que la factura no exista ya en Business Central, y solo escribe después de esa comprobación.
¿Qué ocurre con las facturas en otra divisa?
Llegan a Business Central en euros, convertidas con el tipo de cambio de la fecha de la factura. Es una regla determinista, no una estimación de la IA.